Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Sven Linner, handelnd unter HostSquirrel
Riemenschneiderstr. 2
55543 Bad Kreuznach
Deutschland

Telefon: +49 151 40131885
E-Mail: Support@HostSquirrel.de

2. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich unmittelbar an die oben genannte Kontaktadresse wenden.

3. Für wen und wofür diese Datenschutzerklärung gilt

Diese Datenschutzerklärung gilt für:

• die öffentliche Website unter hostsquirrel.de;
• die Registrierung, Anmeldung und Kontoverwaltung unter app.hostsquirrel.de;
• die Nutzung der HostSquirrel-Software zur Verwaltung von Unterkünften, Wäsche, Vorräten, Inventar und damit zusammenhängenden Aufgaben;
• die Kommunikation mit HostSquirrel, insbesondere per E-Mail;
• die Abrechnung und Zahlungsabwicklung;
• ausdrücklich aktivierte Anbindungen an Drittanbieter, insbesondere Smoobu.

HostSquirrel richtet sich an volljährige Nutzer. Dies umfasst sowohl gewerbliche oder selbständig tätige Betreiber als auch volljährige Privatpersonen, die eine oder mehrere Unterkünfte außerhalb einer gewerblichen Tätigkeit verwalten. Zur Altersprüfung werden grundsätzlich weder Geburtsdatum noch Ausweisdaten erhoben. Nutzer bestätigen lediglich, dass sie volljährig sind.

4. Allgemeine Grundsätze und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht. Je nach Verarbeitung stützen wir uns insbesondere auf:

• Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags erforderlich ist;
• Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO, wenn wir einer gesetzlichen Pflicht unterliegen, insbesondere handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten;
• Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen der betroffenen Person entgegenstehen, beispielsweise für den sicheren und störungsfreien Betrieb, die Missbrauchsabwehr sowie die Bearbeitung von Anfragen;
• Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO, wenn wir ausnahmsweise eine freiwillige Einwilligung einholen. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Soweit Informationen auf dem Endgerät gespeichert oder von dort ausgelesen werden, erfolgt dies bei den nachfolgend beschriebenen technisch notwendigen Cookies auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

5. Aufruf von Website und Software

5.1 Hosting von Website und Software durch Hetzner

Die öffentliche Website unter hostsquirrel.de und die HostSquirrel-Software unter app.hostsquirrel.de werden auf Servern der Hetzner Online GmbH betrieben. Der dokumentierte Serverstandort ist Helsinki, Finnland. Finnland ist Mitglied der Europäischen Union; die Speicherung am Standort Helsinki stellt daher für sich genommen keine Übermittlung in ein Drittland dar.

Bei jedem Aufruf werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können gehören:

• IP-Adresse;
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
• aufgerufene Adresse und übertragene Datenmenge;
• Referrer-Adresse, sofern vom Browser übermittelt;
• Browsertyp, Betriebssystem und Geräteinformationen;
• Statuscodes sowie Fehler- und Sicherheitsinformationen.

Die Verarbeitung ist erforderlich, um die Inhalte auszuliefern, die Systeme zu schützen, Angriffe und Fehler zu erkennen sowie den Betrieb nachzuweisen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und wirtschaftlichen Betrieb unserer Website und Software.

Reguläre Serverprotokolle werden grundsätzlich nach 14 Tagen gelöscht. Daten zu einem konkreten Sicherheitsvorfall können bis zur Aufklärung und Abwehr des Vorfalls sowie zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen länger aufbewahrt werden.

Hetzner wird unmittelbar von Sven Linner, handelnd unter HostSquirrel, als Auftragsverarbeiter eingesetzt. Die Verarbeitung wird durch einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO zwischen HostSquirrel und Hetzner geregelt. Weitere Informationen stellt Hetzner unter Datenschutz bei Hetzner bereit.

5.2 Domain, DNS und E-Mail durch STRATO

Die Domain, die DNS-Auflösung und das Postfach Support@HostSquirrel.de werden durch die STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, bereitgestellt.

Bei DNS-Anfragen können insbesondere IP-Adresse, angefragter Domainname, Zeitpunkt und technische Verbindungsdaten verarbeitet werden. Beim E-Mail-Verkehr verarbeitet STRATO Absender- und Empfängeradresse, Zeitpunkte, Betreff, Nachrichtentext, Anhänge und technische Zustellinformationen. Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Domain- und E-Mail-Dienste sowie zur sicheren Kommunikation auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO.

Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von STRATO.

5.3 Schriftarten und externe Inhalte

Schriftarten werden lokal von unseren eigenen Servern geladen. Beim Seitenaufruf wird daher keine Verbindung zu Google Fonts hergestellt.

Wir setzen derzeit keine eingebetteten Karten, Videos, sozialen Netzwerke, Werbenetzwerke, Heatmaps, Sitzungsaufzeichnungen oder externen Fehleranalysedienste ein. Sollte sich dies ändern, wird diese Datenschutzerklärung vor dem Einsatz angepasst und erforderlichenfalls eine Einwilligung eingeholt.

6. Cookies und vergleichbare Technologien

HostSquirrel verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Sie dienen der Registrierung, Anmeldung, Sicherheit, Sitzungsverwaltung und Zuordnung zum richtigen Kundenkonto. Sie werden nicht für Werbung, Reichweitenmessung oder die Erstellung von Nutzerprofilen eingesetzt.

Die Cookies werden mit den Sicherheitsmerkmalen HttpOnly, Secure und SameSite=Strict gesetzt. Sitzungen werden bei Abmeldung serverseitig beendet; Cookies können zusätzlich über die Browsereinstellungen gelöscht werden. Namen, Anzahl und Laufzeiten sind unmittelbar vor Veröffentlichung noch einmal am Produktivsystem zu prüfen; die Tabelle muss dessen tatsächlichen Stand wiedergeben.

Da ausschließlich unbedingt erforderliche Cookies verwendet werden, wird hierfür kein Einwilligungsbanner eingesetzt. Werden künftig nicht notwendige Technologien eingeführt, werden diese erst nach einer wirksamen Einwilligung aktiviert.

7. Registrierung, Vertrag und Kundenkonto

7.1 Verarbeitete Daten

Bei Registrierung und Kontoverwaltung verarbeiten wir insbesondere:

• Name des Betriebs oder der Unterkunft;
• Vor- und Nachname des Kontoinhabers;
• gegebenenfalls Firma oder rechtlicher Name;
• E-Mail-Adresse;
• freiwillig angegebene Telefonnummer;
• Post- und Rechnungsanschrift, Land;
• gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;
• Anzahl der verwalteten Unterkünfte;
• gewählter Tarif sowie Vertrags-, Test- und Kontostatus;
• Datum und Version der zur Kenntnis genommenen Vertrags- und Datenschutzinformationen;
• technisch geschützte Zugangsdaten, insbesondere ein Passwort-Hash; das Klartextpasswort wird nicht gespeichert;
• Zeitpunkte der Registrierung, Bestätigung und letzten Anmeldung.

Die Daten werden für Registrierung, E-Mail-Bestätigung, Bereitstellung des Testzeitraums, Vertragsdurchführung, Kontoverwaltung, Support und Abrechnung verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Sicherheits- und Nachweisdaten werden zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO verarbeitet.

Pflichtangaben sind erforderlich, um das Konto anzulegen und den Dienst bereitzustellen. Ohne diese Angaben ist eine Registrierung oder Vertragsdurchführung nicht möglich. Die Telefonnummer ist freiwillig.

7.2 Bestätigungs- und Rücksetzlinks

Bestätigungslinks sind grundsätzlich bis zu 24 Stunden gültig. Links zum Zurücksetzen eines Passworts sind grundsätzlich bis zu einer Stunde gültig. Token werden in der Anwendung nur gehasht gespeichert und nach Verwendung ungültig gemacht. Der für den Versand erforderliche Einmallink wird ausschließlich in der jeweiligen Systemmail übermittelt.

7.3 Nicht bestätigte Registrierungen

Daten einer nicht abgeschlossenen oder nicht bestätigten Registrierung werden spätestens nach sieben Tagen gelöscht, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder konkrete Missbrauchs- und Sicherheitsgründe entgegenstehen.

8. Teammitglieder und Benutzerverwaltung

Kontoinhaber können weitere volljährige Teammitglieder oder Dienstleister als Nutzer einladen. Dabei werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Berechtigungen, Kontostatus und sicherheitsrelevante Protokolldaten verarbeitet.

Soweit die betroffene Person selbst Vertragspartei ist, erfolgt die Verarbeitung zur Vertragsdurchführung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Daten weiterer Teammitglieder verarbeitet HostSquirrel im Rahmen der Bereitstellung der Software grundsätzlich nach den dokumentierten Weisungen des jeweiligen Kunden als Auftragsverarbeiter. Soweit HostSquirrel einzelne Sicherheits-, Nachweis- oder Kontoverwaltungszwecke in eigener Verantwortung verfolgt, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Die berechtigten Interessen liegen in einer nachvollziehbaren Rechtevergabe sowie der Sicherheit und Missbrauchsabwehr.

Wird ein Teammitglied durch einen Kontoinhaber eingeladen, erhalten wir die Daten von diesem Kontoinhaber. Die für die Einladung erforderlichen Informationen werden der eingeladenen Person spätestens mit der Einladung oder bei der ersten Anmeldung bereitgestellt.

9. Nutzung der HostSquirrel-Software

Bei der Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Konten, Rollen und Berechtigungen;
• Angaben zu Unterkünften, Räumen, Lagern und sonstigen Orten;
• Wäsche-, Vorrats-, Inventar-, Bestands- und Bewegungsdaten;
• Aufgaben, Wartungs- und Schadensinformationen;
• Belegungszeiträume, Status und technische Referenzen;
• Zeitpunkte und Benutzerkennungen zu Änderungen;
• hochgeladene Objekt-, Inventar-, Vorrats-, Wartungs- oder Schadensbilder;
• Sicherheits- und Auditprotokolle.

Vertrags- und Kontodaten des Kunden verarbeitet HostSquirrel zur Bereitstellung der vereinbarten Softwarefunktionen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Soweit der Kunde mit der Software personenbezogene Daten eigener Teammitglieder oder sonstiger Personen verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung durch HostSquirrel grundsätzlich im Auftrag und nach den dokumentierten Weisungen des Kunden; ergänzend gilt Abschnitt 18. Protokollierungen zum Schutz vor Missbrauch und zur Nachvollziehbarkeit administrativer Änderungen beruhen, soweit HostSquirrel hierfür selbst verantwortlich ist, auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

9.1 Keine Gästekontaktdaten

HostSquirrel ist nicht zur Speicherung von Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Nachrichten oder sonstigen Kontaktdaten von Übernachtungsgästen vorgesehen. Solche Daten dürfen nicht in Freitextfelder, technische Referenzen oder Uploads aufgenommen werden.

9.2 Keine besonderen Kategorien oder Zahlungsdaten

Nicht gespeichert werden dürfen insbesondere:

• Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO;
• Ausweisdokumente oder Ausweisnummern;
• Daten über Straftaten;
• biometrische Daten;
• Karten-, Bankkonto-, Onlinebanking- oder sonstige Zahlungszugangsdaten.

10. Fotos und Gerätezugriff

Nutzer können aktiv Objekt-, Inventar-, Vorrats-, Wartungs- und Schadensbilder auswählen oder mit der Gerätekamera aufnehmen. HostSquirrel greift nicht dauerhaft oder im Hintergrund auf Kamera oder Dateien zu. Eine Übertragung findet nur statt, wenn der Nutzer ein Foto aktiv auswählt beziehungsweise aufnimmt und den Upload auslöst.

Fotos dürfen keine erkennbaren Personen, Ausweise, Briefe, Gästeinformationen oder sonstige personenbezogene Unterlagen enthalten. Bilddateien können derzeit noch eingebettete EXIF-, Standort- und sonstige Metadaten enthalten. Solche Metadaten werden zusammen mit der ausgewählten Bilddatei an HostSquirrel übertragen und bis zur Löschung des Bildes beziehungsweise des zugehörigen Kontos gespeichert. Nutzer sollen deshalb vor dem Upload Standortfreigaben der Kamera deaktivieren und nur Bilder verwenden, deren Metadaten keine personenbezogenen oder vertraulichen Angaben enthalten. Eine serverseitige Entfernung dieser Metadaten ist vorgesehen. Mikrofon, Standort, Kontakte und vergleichbare Gerätefunktionen werden von HostSquirrel nicht eigenständig abgefragt oder im Hintergrund verwendet.

Hochgeladene Fotos werden zusammen mit den zugehörigen Anwendungsdaten gespeichert und gelöscht, wenn der Nutzer sie entfernt oder das Kundenkonto nach den nachfolgend beschriebenen Fristen gelöscht wird. Sicherungskopien werden spätestens nach 30 Tagen überschrieben.

11. Sicherheits- und Auditprotokolle

Zur Abwehr von Angriffen, Begrenzung fehlerhafter Anmeldeversuche, Verwaltung aktiver Sitzungen und Nachvollziehbarkeit sicherheitsrelevanter Änderungen verarbeiten wir unter anderem Benutzerkennung, IP-Adresse, Zeitpunkt, Aktion, betroffenen Bereich, Erfolg oder Fehlerstatus sowie gegebenenfalls technische Details.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Gewährleistung von Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit sowie in der Aufklärung von Missbrauch. Sicherheits- und Auditprotokolle werden grundsätzlich nach 90 Tagen gelöscht. Bei einem konkreten Vorfall können die betroffenen Daten bis zu dessen Aufklärung und rechtlichen Bearbeitung länger gesichert werden.

12. System- und Servicemails über Brevo

Für notwendige System- und Servicemails nutzen wir Brevo. Hierzu gehören insbesondere:

• E-Mail-Bestätigung;
• Zurücksetzen des Passworts;
• Hinweise zum Testzeitraum und dessen Ablauf;
• Vertrags-, Zahlungs- und Kontohinweise;
• sicherheits- oder betriebsrelevante Mitteilungen.

An Brevo werden nur die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten übermittelt. Dies sind insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Sprache, eine zufällige interne Mandantenreferenz, Registrierungs- und Kontostatus, gebuchter Tarif sowie für die jeweilige Nachricht erforderliche Fristen, Ereignisse und Einmallinks. Telefonnummer, Rechnungsanschrift, Anzahl der Unterkünfte sowie Karten- oder Kontodaten werden nicht für den E-Mail-Versand an Brevo übertragen.

Der Versand erfolgt zur Vertragsdurchführung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO und, soweit Sicherheits- oder gesetzliche Informationen betroffen sind, nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c oder f DSGVO. Brevo wird für diese Transaktionsmails als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO eingesetzt.

Öffnungs- und Klicktracking sowie Tracking-Pixel werden für HostSquirrel-Systemmails deaktiviert. Ein Newsletter oder Werbemailversand findet zum Start nicht statt. Wird später ein Newsletter eingeführt, erfolgt dies erst nach gesonderter Information und freiwilliger Double-Opt-in-Einwilligung.

Brevo gibt an, seine Datenbanken innerhalb der Europäischen Union zu betreiben. Weitere Informationen finden Sie unter Speicherort der Brevo-Daten.

13. Zahlungsabwicklung und Rechnungserstellung über Mollie

Für kostenpflichtige Tarife nutzen wir Mollie B.V. für die Zahlungsabwicklung und das Produkt Mollie Invoice für die Rechnungserstellung. Bei Zahlungen wird der Nutzer zur Zahlungsoberfläche von Mollie weitergeleitet. Karten-, Bankkonto-, Onlinebanking- und sonstige Zahlungszugangsdaten werden unmittelbar bei Mollie eingegeben und nicht von HostSquirrel gespeichert.

An Mollie werden die zur Einleitung und Zuordnung einer Zahlung notwendigen Daten übermittelt, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Rechnungsanschrift, Betrag, Währung sowie Kunden-, Vertrags- und Zahlungsreferenz. HostSquirrel erhält von Mollie insbesondere Zahlungsreferenz, Betrag, Zeitpunkt und Zahlungsstatus zurück, jedoch keine vollständigen Karten- oder Kontozugangsdaten.

Für die Rechnungserstellung können zusätzlich Name beziehungsweise Firma, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Steuerangaben, gebuchter Tarif, Rechnungspositionen, Betrag und Währung, Zahlungs- und Rechnungsstatus sowie Vertrags-, Kunden- und Rechnungsreferenzen an Mollie übermittelt werden.

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertrags- und Zahlungsabwicklung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO sowie zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Bei der Zahlungsabwicklung verarbeitet Mollie die Zahlungsdaten als regulierter Zahlungsdienstleister insbesondere zur Durchführung der Zahlung, zur Betrugsprävention und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten in eigener Verantwortung. Beim Produkt Mollie Invoice verarbeitet Mollie Rechnungsdaten dagegen als Auftragsverarbeiter nach Weisung von HostSquirrel; hierfür gilt die Datenverarbeitungsvereinbarung für das Invoice-Produkt.

Rechnungen und Buchungsbelege werden grundsätzlich acht Jahre, beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres ihrer Entstehung, aufbewahrt. Längere Fristen können gelten, wenn Unterlagen noch für ein laufendes steuerliches oder rechtliches Verfahren erforderlich sind. Für die Verarbeitung durch Mollie gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Mollie.

14. Smoobu-Anbindung

HostSquirrel setzt für die angebotene Smoobu-Anbindung eine Schnittstelle zur Smoobu GmbH ein. Ein konkretes Smoobu-Konto wird nur auf ausdrückliche Aktivierung des jeweiligen Nutzers verbunden. Nach der Aktivierung verarbeitet HostSquirrel aus Smoobu ausschließlich:

• Objektkennung beziehungsweise Objektname;
• Buchungs- oder Belegungszeitraum;
• Belegungsstatus;
• eine technische Buchungsreferenz.

Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Nachrichten von Gästen werden nicht in HostSquirrel übernommen. Die Anbindung dient der vom Nutzer gewünschten Belegungs- und Arbeitsplanung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Die Anbindung kann vom Nutzer wieder getrennt werden.

Smoobu wird von der Smoobu GmbH, Pappelallee 78/79, 10437 Berlin, betrieben. Für die Verarbeitung im bestehenden Smoobu-Konto gelten ergänzend die Vereinbarungen und Datenschutzhinweise zwischen dem Nutzer und Smoobu.

15. Support und Kontaktaufnahme

Der Support erfolgt zunächst ausschließlich per E-Mail an Support@HostSquirrel.de. Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir insbesondere Name, E-Mail-Adresse, technische Absender- und Zustellinformationen sowie den Inhalt Ihrer Nachricht und freiwillig beigefügte Anhänge.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung vorvertraglicher oder vertraglicher Anliegen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Bei allgemeinen Anfragen, Missbrauchsmeldungen und Sicherheitsfragen beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Abgeschlossene gewöhnliche Supportvorgänge werden grundsätzlich nach zwölf Monaten gelöscht. Vertrags-, abrechnungs-, beweis- oder rechtsrelevante Korrespondenz kann entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen länger gespeichert werden.

Supportmitarbeiter dürfen Kundendaten nur einsehen, soweit dies für eine konkrete Supportanfrage oder einen Sicherheitsvorfall erforderlich ist. Administrative Zugriffe sind auf befugte Personen zu beschränken und zu protokollieren.

16. Datenexport, Vertragsende und Löschung

Anfragen auf Datenexport oder Kontolöschung sind zunächst per E-Mail an Support@HostSquirrel.de zu richten. Vor Ausführung können wir eine angemessene Identitätsprüfung verlangen, um unberechtigte Auskünfte oder Löschungen zu verhindern.

Für die wesentlichen Speicherfristen gilt:

• nicht bestätigte Registrierung: höchstens sieben Tage;
• reguläre Serverprotokolle: 14 Tage;
• Sicherheits- und Auditprotokolle: 90 Tage;
• Daten nach Ende des 30-tägigen Testzeitraums: weitere 30 Tage für Reaktivierung oder Export;
• Kunden- und Nutzungsdaten nach Vertragsende: 30 Tage für Export, danach Löschung oder Anonymisierung;
• Sicherungskopien gelöschter Daten: Überschreibung spätestens nach 30 Tagen;
• gewöhnliche Supportkorrespondenz: zwölf Monate nach Abschluss;
• Rechnungen und Buchungsbelege: grundsätzlich acht Jahre ab Ende des Entstehungsjahres.

Von einer Löschung ausgenommen bleiben Daten, die wir aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten weiter speichern müssen oder die zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind. Solche Daten werden für andere Zwecke gesperrt beziehungsweise nur noch im erforderlichen Umfang verarbeitet.

17. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten erhalten nur Stellen, die sie für die genannten Zwecke benötigen. Dazu können insbesondere gehören:

• Hetzner Online GmbH für Hosting und technische Infrastruktur;
• STRATO GmbH für Domain, DNS und E-Mail;
• Brevo für System- und Servicemails;
• Mollie B.V. als eigenständig Verantwortlicher für die Zahlungsabwicklung und als Auftragsverarbeiter für Mollie Invoice;
• Smoobu GmbH für die vom jeweiligen Nutzer ausdrücklich aktivierte Smoobu-Anbindung;
• zur Vertraulichkeit verpflichtete Support- und Administrationspersonen;
• Behörden, Gerichte oder Berater, soweit eine gesetzliche Pflicht besteht oder dies zur Rechtsdurchsetzung erforderlich ist.

Mit Dienstleistern, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir die nach Art. 28 DSGVO erforderlichen Verträge. Mollie ist für die Zahlungsabwicklung eigenständig Verantwortlicher und beim Invoice-Produkt Auftragsverarbeiter. Bei der Smoobu-Anbindung werden Daten nur nach ausdrücklicher Aktivierung und im beschriebenen eingeschränkten Umfang ausgetauscht.

18. Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden

Soweit Kunden im Rahmen der Software personenbezogene Daten eigener Teammitglieder oder sonstiger Personen in eigener Verantwortung verarbeiten, kann HostSquirrel insoweit als Auftragsverarbeiter tätig werden. Für diese Fälle stellt HostSquirrel vor Beginn der betreffenden Verarbeitung einen gesonderten Vertrag zur Auftragsverarbeitung bereit.

Der jeweilige Kunde bleibt für die Zulässigkeit der Eingabe, die Information der betroffenen Personen, die Vergabe von Berechtigungen und die Bearbeitung von Betroffenenanfragen verantwortlich. HostSquirrel verarbeitet solche Daten nur im Rahmen des Vertrags, dokumentierter Weisungen und der vereinbarten Sicherheitsmaßnahmen.

Die Speicherung von Gästekontaktdaten, besonderen Kategorien personenbezogener Daten sowie personenbezogenen Bild- und Dokumenten-Uploads ist unabhängig davon nicht vorgesehen und vertraglich auszuschließen.

19. Übermittlungen außerhalb von EU und EWR

Die primären HostSquirrel-Systeme werden innerhalb der Europäischen Union betrieben. Auch die genannten Hauptdienstleister haben ihren Sitz oder wesentliche Datenstandorte in der EU beziehungsweise im EWR.

Einzelne Dienstleister können Unterauftragnehmer außerhalb von EU und EWR einsetzen, etwa für technischen Support oder Infrastruktur. In einem solchen Fall erfolgt eine Übermittlung nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, insbesondere aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder geeigneter Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln. Soweit erforderlich, werden zusätzliche Schutzmaßnahmen vereinbart.

20. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Dazu gehören insbesondere:

• verschlüsselte Übertragung über HTTPS/TLS;
• gehashte Speicherung von Passwörtern und Einmaltoken;
• rollenbasierte Berechtigungen und Mandantentrennung;
• zeitlich begrenzte Sitzungen und Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery;
• Begrenzung fehlerhafter Anmeldeversuche;
• Protokollierung sicherheitsrelevanter administrativer Vorgänge;
• Zugriff nach dem Erforderlichkeitsprinzip;
• regelmäßige Sicherungen und Wiederherstellungsprüfungen;
• Sicherheitsaktualisierungen und Überwachung der Systeme.

Trotz angemessener Maßnahmen kann eine Datenübertragung im Internet nie vollständig risikofrei sein.

21. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

HostSquirrel führt keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung und kein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO durch. Es finden insbesondere keine Bonitätsprüfung, Werbeprofilbildung oder automatisierte Ablehnung von Kunden statt.

22. Rechte betroffener Personen

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere das Recht auf:

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO;
• Berichtigung nach Art. 16 DSGVO;
• Löschung nach Art. 17 DSGVO;
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO;
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO;
• Widerspruch gegen Verarbeitungen nach Art. 21 DSGVO;
• Widerruf einer Einwilligung nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft;
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an Support@HostSquirrel.de wenden.

Besonderer Hinweis zum Widerspruchsrecht

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

23. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für HostSquirrel ist insbesondere zuständig:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Postfach 30 40
55020 Mainz

Besucheradresse: Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz
Telefon: +49 6131 8920-0
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de
Website: www.datenschutz.rlp.de

24. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen, Datenflüsse, Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf der öffentlichen Website, den Registrierungs- und Anmeldeseiten sowie im eingeloggten Bereich der Software abrufbar. Wesentliche Änderungen, die bestehende Kunden betreffen, teilen wir zusätzlich in geeigneter Form mit.